การลำดับความสำคัญอย่างมืออาชีพ

โดยปกติแล้วว่ากันว่าช่วงเวลาในชีวิตของคนเรามักจะต้องเป็นไปตามจังหวะของตัวเอง อย่างถ้าอยู่ในจุดที่ 1 ก็ต้องต่อด้วย 2 ,3 และ 4 ตามลำดับไปเรื่อย ๆ

 

แต่นั่นอาจเป็นวิธีการสำหรับคนทั่วไป บางทีถ้าเราอยากจะประสบความสำเร็จอะไรสักอย่างอาจต้องมองถึงการสร้างจังหวะเป็นของตัวเอง เพื่อจะได้ผลลัพธ์ที่ต่างจากคนอื่น

 

เพราะถึงแม้จะเคยได้ยินกันมาบ้างว่าการทำอะไรทีละอย่าง หรือเติบโตทีละก้าวจะทำให้เรียนรู้ช่วงเวลานั้นได้ดี แต่ก็ไม่มีใครบอกเสียหน่อยว่าถ้าเริ่มนับ 1 แล้ว เราจะกระโดดไป 5 หรือ 10 เลยไม่ได้ ทุกอย่างนั้นเกิดขึ้นได้เสมอ

 

เพียงแต่ถ้ายังไม่มั่นใจในสิ่งที่มี ก็อาจยังไม่แน่พอที่จะสร้างกระบวนการเหล่านี้ขึ้นมา ต้องเก็บเกี่ยวให้มากกว่านี้เสียก่อน

 

หลังจากที่ได้มีการเริ่มธุรกิจไปสักระยะ สิ่งที่ผู้ประกอบการต้องเจอนั้นสารพัดปัญหา ไหนจะการบริหาร ไหนจะคนในองค์กร ไหนจะปัญหายิบย่อยอีก ชวนน่าปวดหัวชะมัด

 

และสิ่งหนึ่งที่ต้องมาคู่กันเลยคือความเป็นมืออาชีพ สิ่งนี้ใครก็พูดได้ แต่การจะสร้างกระบวนการอย่างมืออาชีพนั้นไม่ง่ายอย่างที่คิด ทุกอย่างต้องมีขั้นตอนที่ถูกต้อง

 

สังเกตว่าเวลามีใครมาพูดให้ความรู้เกี่ยวกับเรื่องการทำธุรกิจ มักจะบอกโครงสร้างที่คล้ายกัน แนวทางที่คล้ายกัน แต่ไม่ค่อยมีใครบอกถึงการลำดับความสำคัญเท่าไหร่ นั่นก็เป็นเพราะความสำคัญในแต่ละมุมมองต่างกัน เจ้าของธุรกิจบางคนก็เลือกจะตัดสินใจตามความรู้สึกและประสบการณ์ของตัวเอง

 

ทำให้เรื่องของการจัดลำดับความสำคัญจึงไม่ค่อยมาเปิดเผยเท่าไหร่มาก และต่อให้เปิดเผยก็จะมีจุดแตกต่างกันอยู่ดี และนี่คือความลับที่เจ้าของธุรกิจมือใหม่ไม่ควรต้องพลาด

 

 

โครงสร้างในการทำธุรกิจหลายคนคงรู้กันดีอยู่แล้วว่าประกอบไปด้วยอะไรบ้าง แต่กลยุทธ์ในการให้ความสำคัญอาจเป็นอะไรที่ยังไม่ได้รับการเผยแพร่เท่าที่ควร ซึ่งนี่จะเป็นส่วนสำคัญที่ทำให้ธุรกิจทั่วไปนั้นแตกต่างกับคนอื่นอย่างสิ้นเชิง

 

ทุกธุรกิจย่อมมีรายละเอียดเฉพาะตัว เราไม่สามารถที่จะจัดการกับทุกเรื่องได้ดีถ้าหากไม่มีการทบทวน แล้ววิธีการที่จะย้ำเตือนอยู่เสมอคือการจดบันทึกรายละเอียด

 

ในระหว่างวันทุกคนมีเรื่องเข้ามามากมายเสมอ ยิ่งเจ้าของธุรกิจด้วยแล้วจะต้องคำนึงองค์ประกอบสารพัด การกำหนดแผนงานในการใช้ชีวิตก็จะช่วยให้แบ่งแยกได้ง่ายว่าต้องทำอะไรที่ชัดเจน นอกจากจะไม่ตกหล่นอะไรแล้ว ยังทำให้รู้ว่าเรื่องใดสำคัญและเรื่องไหนที่เราใช้เวลามากเกินไปโดยไม่จำเป็น

 

การจำกัดขอบเขตของสิ่งที่ต้องทำจะช่วยเพิ่มเวลาให้มีมากพอไปทำในสิ่งที่ควรโฟกัส เพื่อไปสู่งานตามจุดมุ่งหมายที่ตั้งเอาไว้

 

มีหนังสือชื่อดังเล่มหนึ่งบอกไว้ว่า การจัดการอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด ไม่ใช่การจัดการกับเวลา แต่เป็นการจัดลำดับความสำคัญของงาน โดยถูกแบ่งเป็น 2 ข้อสำคัญ

 

คือ ความสำคัญ และ ความเร่งด่วน ของงาน แน่นอนว่าทุกงานนั้นมีความสำคัญเหมือนกันหมด เพียงแต่ต้องยอมรับว่าทุกคนไม่สามารถทำงานทุกอย่างได้ในเวลาเดียวกัน ถึงทำออกมาได้ก็อาจทำได้ไม่ดีเท่าที่ตั้งใจเอาไว้

 

ทำให้การจัดลำดับความสำคัญว่าส่วนไหนมาก่อนหลังช่วยให้เห็นอะไรได้มากขึ้น ยิ่งการทำธุรกิจเกี่ยวกับร้านคาเฟ่ จุดเด่นต้องเป็นรสชาติและคุณภาพของอาหารและเครื่องดื่ม

 

ในการจะเปิดร้านต้องเริ่มจากสิ่งสำคัญไม่ว่าจะเป็นโครงสร้าง คอนเซ็ปต์ที่น่าสนใจ แผนงานที่มั่นคง การตลาดที่แข็งแรง ไปจนถึงการบริหารอย่างมีวิสัยทัศน์ ถึงจะมีส่วนทำให้ธุรกิจสมบูรณ์มากที่สุดได้

 

 

 

เมื่อเริ่มต้นอาจจะสับสนบ้างเพียงแต่หนึ่งเรื่องที่ต้องแข็งแรงคือการบริหาร ต้องรู้ว่าจะบริหารอย่างไรถึงไปต่อได้ไกล แล้วถ้ามีปัญหาจะบริหารอย่างไรเพื่อแก้ไขสถานการณ์ได้

 

กำหนดเส้นตายหรือขอบเขตว่าเป้าหมายคืออะไร และเกณฑ์การวัดเท่าไหร่ถึงจะเหมาะสม เร่งลงมือศึกษาข้อมูลใกล้เคียงให้มากที่สุด ไม่ใช่รู้จักแค่ตัวเอง ต้องรู้จักคู่แข่งและลูกค้าด้วย

 

ต่อมาค่อยมาถึงการบริหารขั้นตอนต่อมา สร้างความสัมพันธ์และภาพลักษณ์ให้ไปในเชิงบวก สร้างบุคลิกภาพให้ดี หาจุดเชื่อมและสร้างความน่าเชื่อถือให้กับลูกค้า

 

โดยที่ในแต่ละก้าวที่เดินไปต้องไม่ลืมที่จะเลือกวางตัวให้เหมาะสม หลีกเลี่ยงการขัดแย้ง แต่ต้องมาพร้อมกับความเด็ดขาด ก่อนที่อาจจะทำรายงานสรุปทั้งหมดสักเล่ม เพื่อตรวจสอบอีกครั้งว่ามีจุดใดที่เรายังผิดพลาดอยู่บ้าง

 

ขั้นตอนการจัดลำดับความสำคัญอย่างง่ายๆ ที่ต่อให้วันหนึ่งคุณจะเป็นคนดังที่สำเร็จมากแค่ไหนก็ยังต้องใช้คือ เริ่มจากนำเรื่องที่สำคัญมากและกำหนดเวลาเร่งด่วนที่สุดมาเป็นอันดับแรก

 

ต่อมาอาจเป็นเรื่องที่ไม่สำคัญมากแต่ค่อนข้างเร่งด่วน อาจเป็นการวางแผนโปรเจ็กต์ต่อไปเพื่อที่จะต่อยอดธุรกิจให้มีลู่ทางใหม่หรือพัฒนาตัวเองให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

 

อีกประเภทที่จะละเลยไม่ได้คืองานระยะยาว ถึงจะไม่เร่งด่วนแต่ต้องทำอย่างต่อเนื่อง อาทิเช่น การทำปฏิทินกำหนดแผนการตลาดในแต่ละวัน ส่วนนี้อาจทำให้รบกวนเรื่องที่สำคัญกว่า จะดีกว่าไหมถ้าส่งไม้ต่อให้คนอื่นจัดการบ้าง แล้วเราคอยตรวจสอบบ้างอยู่เบื้องหลังก็จะทำให้งานไม่ล้นมือจนเกินไป

 

อย่างสุดท้ายคือภาระหน้าที่ต่างๆที่ไม่ได้มีความสำคัญขนาดนั้น เพียงแค่อาจจะด้วยเหตุผลบางอย่างทำให้ต้องทำสิ่งนั้นต่อไปอย่างไม่รู้ตัว ถ้าจัดการทิ้งส่วนนี้ไปบ้างก็จะทำให้อะไรคงจะดีขึ้น

 

เพราะในการบริหารธุรกิจจะมีแต่ทฤษฎีหรือสนใจกลยุทธ์มากเกินไปก็ไม่ดี ควรจะคำนึงถึงรูปแบบในการใช้ชีวิตด้วย ทั้งสองสิ่งต้องหาจุดที่สัมพันธ์กันเพื่อเชื่อมต่อกันอย่างลงตัว

 

ไม่มีใครทำธุรกิจได้ดีถ้ายังไม่รู้จักการปรับตัวให้เป็น การพัฒนาตัวเองจะสำเร็จได้ถ้าใส่ใจถึงความสำคัญในสิ่งต่างๆ รอบตัว ทีนี้ขึ้นอยู่กับว่าจะจัดการสิ่งเหล่านั้นให้ออกมาอย่างไร

 

ยิ่งลำดับความสำคัญได้เป็นมากเท่าไหร่ ก็จะรู้ว่าควรทำอะไรก่อนหลัง แล้วเมื่อคนเราโฟกัสกับอะไรอย่างถึงที่สุดและถูกต้อง ผลสุดท้ายสิ่งที่ปรากฏออกมาจะเป็นค่าตอบแทนที่คนๆ นั้นควรได้รับมันอย่างเต็มที่

…

เรียบเรียงโดย: กองบรรณาธิการ 7D Book&Digital