วางแผนการทำงานแบบ 5W – 1H – 2C – 5M

การวางแผนการทำงานแบบ 5W – 1H – 2C – 5M ที่จะช่วยให้คุณทำงานได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ

บริษัทของคุณเป็นแบบนี้หรือไม่ ?

– ทรัพยากรทั้งหมดขององค์กรประสานงานกันอย่างมีประสิทธิภาพ

– เป้าหมายและนโยบายของบริษัทสำคัญที่สุด

– เชี่ยวชาญงานพื้นฐานของบริษัท สามารถประสานงานกับผู้จัดการแผนกอื่น ๆ ได้ดี

– พร้อมตอบสนองและรับมือกับการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมภายนอกบริษัท

ภาพถ่ายโดย Mikhail Nilov จาก Pexels

ถ้าบริษัทของคุณยังไม่เป็นอย่างที่กล่าวมาข้างต้นเลยสักข้อ บทความนี้มีวิธีที่จะช่วยให้คุณสามารถวางแผนการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และบริษัทของคุณจะเป็นอย่างที่กล่าวมาข้างต้นแน่นอน

วิธีนั้นก็คือ “5W – 1H – 2C – 5M”

การวางแผนการทำงานแบบ 5W – 1H – 2C – 5M ถือเป็นหัวใจสำคัญในการกำหนดเป้าหมายของแผนการทำงาน กำหนดวิธีการสร้างแผนการทำงาน และที่สำคัญที่สุดคือกำหนดสิ่งที่ต้องทำเพื่อดำเนินการให้เป็นไปตามแผนการที่วางไว้

ภาพถ่ายโดย Vanessa Garcia จาก Pexels

5W – 1H – 2C – 5M ประกอบด้วยขั้นตอนต่อไปนี้

1. ทำไม(Why)– กำหนดเป้าหมาย, ข้อกำหนดของงาน

ก่อนทำงานหรือวางแผนทางธุรกิจใด ๆ คุณต้องสามารถตอบคำถามต่อไปนี้ให้ได้เสียก่อน

– ทำไมคุณต้องทำงานนี้?

– มีความหมายต่อบริษัทหรือแผนกของคุณอย่างไร?

– ถ้าทำไม่ได้ล่ะ?

กล่าวอีกนัยหนึ่งก็คือ ขั้นตอนนี้เป็นการกำหนดเป้าหมายและข้อกำหนดของงาน เพื่อช่วยให้คุณสามารถติดตามเป้าหมายที่วางเอาไว้และประเมินผลเมื่ออยู่ขั้นตอนสุดท้ายของงาน

คลิกที่รูปภาพเพื่อสั่งซื้อหนังสือ

2. อะไร(What)– กำหนดเนื้อหาของงาน

หลังจากกำหนดเป้าหมายและข้อกำหนดของงานอย่างชัดเจนแล้ว คุณก็สามารถคิดออกได้แล้วว่าคุณต้องทำอะไร ขั้นตอนในการทำงานมีอะไรบ้าง?

3. ที่ไหน,เมื่อไร, ใคร (Where, When, Who) – กำหนดสถานที่ เวลา และบุคลากรในการทำงาน

ขั้นตอนนี้จะขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะของแต่ละบริษัท สิ่งที่ต้องทำก็คือ ต้องตอบคำถามเหล่านี้ให้ได้เสียก่อน

– ที่ไหน (Where): ทำงานที่ไหน? ตรวจสอบที่ไหน? จัดส่งที่ไหน?

– เมื่อไร (When): งานเสร็จเมื่อไร? ส่งมอบเมื่อไร?

– ใคร (Who): ใครเป็นคนรับผิดชอบงานหลัก? ใครเป็นคนทดสอบ? ใครเป็นคนอำนวยความสะดวก?

ภาพถ่ายโดย cottonbro จาก Pexels

4. อย่างไร (How)– กำหนดวิธีการทำงาน

ขั้นตอนนี้ ผู้วางแผนจำเป็นต้องร่างวิธีการทำงาน เอกสารที่เกี่ยวข้อง มาตรฐานในการทำงาน วิธีการใช้งานเครื่องจักร ฯลฯ ให้ชัดเจน

5. การควบคุม(Control)– กำหนดวิธีการควบคุม

งานที่ทำเสร็จแล้วต้องมีการควบคุมและวัดผลที่ชัดเจน ในขั้นตอนนี้ สิ่งที่คุณต้องตั้งคำถามก็คือ

– เกณฑ์ที่ใช้วัดการทำงานคืออะไร?

– วัดด้วยเครื่องมือใด?

– มีจุดที่ควบคุมได้และจุดควบคุมไม่ได้กี่จุด?

ภาพถ่ายโดย Laura Tancredi จาก Pexels

6. ตรวจสอบ(Check)– กำหนดวิธีการตรวจสอบ

นี่เป็นขั้นตอนที่สำคัญและควรปฏิบัติตามหลักการพาเรโต (Pareto’s Law) คือ ให้ความสำคัญกับการตรวจสอบตัวเลข 20% และให้ความสำคัญกับการตรวจสอบข้อผิดพลาด 80% ผู้วางแผนจำเป็นต้องตรวจสอบสิ่งต่อไปนี้เพื่อให้ผลลัพธ์เป็นไปตามที่วางแผนไว้

– ต้องตรวจสอบขั้นตอนการทำงานอะไรบ้าง?

– ต้องตรวจสอบบ่อยแค่ไหน?

– ใครเป็นคนตรวจสอบ?

– อะไรบ้างที่เป็นอุปสรรค?

ภาพถ่ายโดย Edmond Dantès จาก Pexels

7. 5M– กำหนดทรัพยากร

การวางแผนการทำงานของบริษัทต่าง ๆ มักจะเน้นไปที่งานเท่านั้น แต่ไม่เน้นที่ทรัพยากรในบริษัท เพื่อให้สามารถใช้ทรัพยากรของบริษัทได้อย่างคุ้มค่า เกิดประโยชน์สูงสุด และเป็นไปตามเป้าหมายที่วางไว้ ควรคำนึงถึงองค์ประกอบต่อไปนี้

– คน (Man) – ทรัพยากรบุคคล: ผู้ปฏิบัติงานมีคุณสมบัติ ทักษะ ประสบการณ์ และคุณสมบัติเพียงพอหรือไม่?

– เงิน (Money) – เงิน: งบประมาณในการทำงานเท่าไร? เป็นอย่างไร? เบิกจ่ายได้กี่ครั้ง?

– วัตถุดิบ (Material) – วัตถุดิบ/ระบบการจัดหาวัตถุดิบ: มาตรฐานของซัพพลายเออร์เป็นอย่างไร? มาตรฐานวัสดุเป็นอย่างไร?

– เครื่องจักร (Machine) – เครื่องจักร/เทคโนโลยี: มาตรฐานเครื่องจักรเป็นอย่างไร? ใช้เทคโนโลยีอะไรในการทำงาน?

– วิธีการ (Method) – วิธีการทำงาน: วิธีการทำงานคืออะไร? เป็นอย่างไร? มีขั้นตอนอะไรบ้าง?

ภาพถ่ายโดย fauxels จาก Pexels

การวางแผนการทำงานด้วยวิธี 5W – 1H – 2C – 5M ไม่เพียงแต่สามารถนำไปใช้ในบริษัทหรือองค์กรขนาดใหญ่เท่านั้น แต่ยังสามารถปรับใช้กับการทำงานของคุณได้อีกด้วย พนักงานออฟฟิศตัวเล็ก ๆ ก็สามารถนำวิธีนี้ไปใช้ในการทำงานได้เช่นกัน แล้วทีนี้คุณก็จะทำงานได้อย่างราบรื่น มีประสิทธิภาพ และมีความสุข ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะเป็นหนทางที่จะนำคุณไปสู่ความก้าวหน้าในอาชีพการงานได้ในที่สุด