Spread the love

การวางแผนการทำงานแบบ 5W – 1H – 2C – 5M ที่จะช่วยให้คุณทำงานได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ 

บริษัทของคุณเป็นแบบนี้หรือไม่ ? 

– ทรัพยากรทั้งหมดขององค์กรประสานงานกันอย่างมีประสิทธิภาพ 

– เป้าหมายและนโยบายของบริษัทสำคัญที่สุด 

– เชี่ยวชาญงานพื้นฐานของบริษัท สามารถประสานงานกับผู้จัดการแผนกอื่น ๆ ได้ดี  

– พร้อมตอบสนองและรับมือกับการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมภายนอกบริษัท

ภาพถ่ายโดย Mikhail Nilov จาก Pexels

ถ้าบริษัทของคุณยังไม่เป็นอย่างที่กล่าวมาข้างต้นเลยสักข้อ บทความนี้มีวิธีที่จะช่วยให้คุณสามารถวางแผนการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และบริษัทของคุณจะเป็นอย่างที่กล่าวมาข้างต้นแน่นอน 

วิธีนั้นก็คือ “5W – 1H – 2C – 5M” 

การวางแผนการทำงานแบบ 5W – 1H – 2C – 5M ถือเป็นหัวใจสำคัญในการกำหนดเป้าหมายของแผนการทำงาน กำหนดวิธีการสร้างแผนการทำงาน และที่สำคัญที่สุดคือกำหนดสิ่งที่ต้องทำเพื่อดำเนินการให้เป็นไปตามแผนการที่วางไว้ 

ภาพถ่ายโดย Vanessa Garcia จาก Pexels

5W – 1H – 2C – 5M ประกอบด้วยขั้นตอนต่อไปนี้

1. ทำไม(Why)– กำหนดเป้าหมายข้อกำหนดของงาน 

ก่อนทำงานหรือวางแผนทางธุรกิจใด ๆ คุณต้องสามารถตอบคำถามต่อไปนี้ให้ได้เสียก่อน 

– ทำไมคุณต้องทำงานนี้? 

– มีความหมายต่อบริษัทหรือแผนกของคุณอย่างไร? 

– ถ้าทำไม่ได้ล่ะ? 

กล่าวอีกนัยหนึ่งก็คือ ขั้นตอนนี้เป็นการกำหนดเป้าหมายและข้อกำหนดของงาน เพื่อช่วยให้คุณสามารถติดตามเป้าหมายที่วางเอาไว้และประเมินผลเมื่ออยู่ขั้นตอนสุดท้ายของงาน 

คลิกที่รูปภาพเพื่อสั่งซื้อหนังสือ

2. อะไร(What)– กำหนดเนื้อหาของงาน 

หลังจากกำหนดเป้าหมายและข้อกำหนดของงานอย่างชัดเจนแล้ว คุณก็สามารถคิดออกได้แล้วว่าคุณต้องทำอะไร ขั้นตอนในการทำงานมีอะไรบ้าง? 

3. ที่ไหน,เมื่อไรใคร (Where, When, Who) – กำหนดสถานที่ เวลา และบุคลากรในการทำงาน 

ขั้นตอนนี้จะขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะของแต่ละบริษัท สิ่งที่ต้องทำก็คือ ต้องตอบคำถามเหล่านี้ให้ได้เสียก่อน 

– ที่ไหน (Where): ทำงานที่ไหน? ตรวจสอบที่ไหน? จัดส่งที่ไหน? 

– เมื่อไร (When): งานเสร็จเมื่อไร? ส่งมอบเมื่อไร?  

– ใคร (Who): ใครเป็นคนรับผิดชอบงานหลัก? ใครเป็นคนทดสอบ? ใครเป็นคนอำนวยความสะดวก? 

ภาพถ่ายโดย cottonbro จาก Pexels

4. อย่างไร (How)– กำหนดวิธีการทำงาน 

ขั้นตอนนี้ ผู้วางแผนจำเป็นต้องร่างวิธีการทำงาน เอกสารที่เกี่ยวข้อง มาตรฐานในการทำงาน วิธีการใช้งานเครื่องจักร ฯลฯ ให้ชัดเจน

5. การควบคุม(Control)– กำหนดวิธีการควบคุม 

งานที่ทำเสร็จแล้วต้องมีการควบคุมและวัดผลที่ชัดเจน ในขั้นตอนนี้ สิ่งที่คุณต้องตั้งคำถามก็คือ 

– เกณฑ์ที่ใช้วัดการทำงานคืออะไร? 

– วัดด้วยเครื่องมือใด? 

– มีจุดที่ควบคุมได้และจุดควบคุมไม่ได้กี่จุด? 

ภาพถ่ายโดย Laura Tancredi จาก Pexels

6. ตรวจสอบ(Check)– กำหนดวิธีการตรวจสอบ 

นี่เป็นขั้นตอนที่สำคัญและควรปฏิบัติตามหลักการพาเรโต (Pareto’s Law) คือ ให้ความสำคัญกับการตรวจสอบตัวเลข 20% และให้ความสำคัญกับการตรวจสอบข้อผิดพลาด 80% ผู้วางแผนจำเป็นต้องตรวจสอบสิ่งต่อไปนี้เพื่อให้ผลลัพธ์เป็นไปตามที่วางแผนไว้ 

– ต้องตรวจสอบขั้นตอนการทำงานอะไรบ้าง? 

– ต้องตรวจสอบบ่อยแค่ไหน? 

– ใครเป็นคนตรวจสอบ? 

– อะไรบ้างที่เป็นอุปสรรค? 

ภาพถ่ายโดย Edmond Dantès จาก Pexels

7. 5M– กำหนดทรัพยากร 

การวางแผนการทำงานของบริษัทต่าง ๆ มักจะเน้นไปที่งานเท่านั้น แต่ไม่เน้นที่ทรัพยากรในบริษัท เพื่อให้สามารถใช้ทรัพยากรของบริษัทได้อย่างคุ้มค่า เกิดประโยชน์สูงสุด และเป็นไปตามเป้าหมายที่วางไว้ ควรคำนึงถึงองค์ประกอบต่อไปนี้ 

– คน (Man) – ทรัพยากรบุคคล: ผู้ปฏิบัติงานมีคุณสมบัติ ทักษะ ประสบการณ์ และคุณสมบัติเพียงพอหรือไม่? 

– เงิน (Money) – เงิน: งบประมาณในการทำงานเท่าไร? เป็นอย่างไร? เบิกจ่ายได้กี่ครั้ง? 

– วัตถุดิบ (Material) – วัตถุดิบ/ระบบการจัดหาวัตถุดิบ: มาตรฐานของซัพพลายเออร์เป็นอย่างไร? มาตรฐานวัสดุเป็นอย่างไร? 

– เครื่องจักร (Machine) – เครื่องจักร/เทคโนโลยี: มาตรฐานเครื่องจักรเป็นอย่างไร? ใช้เทคโนโลยีอะไรในการทำงาน? 

– วิธีการ (Method) – วิธีการทำงาน: วิธีการทำงานคืออะไร? เป็นอย่างไร? มีขั้นตอนอะไรบ้าง? 

ภาพถ่ายโดย fauxels จาก Pexels

การวางแผนการทำงานด้วยวิธี 5W – 1H – 2C – 5M ไม่เพียงแต่สามารถนำไปใช้ในบริษัทหรือองค์กรขนาดใหญ่เท่านั้น แต่ยังสามารถปรับใช้กับการทำงานของคุณได้อีกด้วย พนักงานออฟฟิศตัวเล็ก ๆ ก็สามารถนำวิธีนี้ไปใช้ในการทำงานได้เช่นกัน แล้วทีนี้คุณก็จะทำงานได้อย่างราบรื่น มีประสิทธิภาพ และมีความสุข ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะเป็นหนทางที่จะนำคุณไปสู่ความก้าวหน้าในอาชีพการงานได้ในที่สุด 

คลิกที่รูปภาพเพื่อสั่งซื้อหนังสือ

อ้างอิง: Amis 

https://www.facebook.com/THUONGTRUONG.EK/photos/a.2028286910797987/2792812824345388/

. . .

หมายเหตุ: เป็นการแปลและเรียบเรียงพร้อมตัดทอนบทความตามความเหมาะสม

แปลและเรียบเรียงโดย: ปิ่นแก้ว ศิริวัฒน์ 
กองบรรณาธิการสำนักพิมพ์ 7D Book&Digital

ขอบคุณภาพประกอบจาก: เว็บไซต์ Pexels