การจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ คุณต้องสร้างสมดุลระหว่างงานและชีวิตส่วนตัว (Work-Life Balance) และการจัดระเบียบสิ่งต่าง ๆ อย่างเหมาะสม การจัดการเวลาเป็นทักษะที่ไม่มีอยู่ในทุกคน ขึ้นอยู่กับการฝึกฝน ก่อนที่คุณจะจัดการงานและชีวิตของคุณให้สมดุลได้นั้น คุณต้องจัดการเวลาให้มีประสิทธิภาพเสียก่อน ดังนี้
ภาพถ่ายโดย Ivan Samkov จาก Pexels
1. ทำรายการสิ่งที่ต้องทำ (To do list)
ทำรายการสิ่งที่ต้องทำและพยายามบันทึกรายการใหม่ ๆ และอัปเดตผลลัพธ์เป็นประจำ รายการสิ่งที่ต้องทำนี้รวมถึงงานที่เร่งด่วนและงานที่ไม่เร่งด่วนเพื่อไม่ให้เราหลงลืมอะไรไป และเก็บรายการสิ่งที่ต้องทำไว้กับตัวเสมอ อาจเก็บไว้ในกระเป๋าเงินหรือจดบันทึกไว้ในสมุดตารางประจำวันของคุณก็ได้
ภาพถ่ายโดย Vlada Karpovich จาก Pexels
2. แบ่งเวลาให้ชัดเจน
ระบุระยะเวลาโดยประมาณสำหรับแต่ละงานหรือกิจกรรม และวันเวลาที่คาดว่าจะเสร็จสิ้น ซึ่งอาจทำให้คุณมีเวลาว่างมากขึ้นโดยไม่คาดคิด และคุณสามารถทำสิ่งอื่น ๆ ระหว่างนั้นได้ เช่น คุณสามารถค้นหาข้อมูลบนอินเทอร์เน็ตขณะรอการประชุมได้ เป็นต้น
ภาพถ่ายโดย RODNAE Productions จาก Pexels
3. กำหนดเดดไลน์ในสิ่งที่ต้องทำและพยายามทำตามนั้น
กำหนดเดดไลน์อย่างจริงจังและพยายามทำตามนั้น ความจริงแล้วการทำหลายสิ่งหลายอย่างต้องใช้เวลา แต่คุณเคยสังเกตหรือไม่ว่าคุณจะสามารถทำงาน มอบหมายงาน และตัดสินใจได้อย่างรวดเร็วก่อนวันหยุดเสมอ แม้ว่าเรามักจะทำสิ่งต่าง ๆ ให้เสร็จได้เมื่อเราอยู่ภายใต้ความกดดัน แต่เราจะมีความเครียดน้อยลงและความเป็นมืออาชีพมากขึ้น ถ้าเรารู้จักกำหนดเดดไลน์หรือกำหนดตารางการทำงานที่แน่นอน
คลิกที่รูปภาพเพื่อสั่งซื้อ E-Book
4. ใช้เวลาอย่างชาญฉลาด
พิจารณาว่าคุณควรเช็กอีเมลของคุณในเวลาไหน หรือควรโทรกลับในเวลาไหน เพื่อไม่ให้อีเมลและโทรศัพท์รบกวนคุณทุก ๆ สองสามชั่วโมง หากเป็นไปได้ ควรหลีกเลี่ยงการทำงานแบบเดิม ๆ หรือตอบกลับอีเมลเดิม ๆ อย่าเปิดอีเมลหากคุณไม่มีเวลาอ่าน แก้ไข ตอบกลับ หรือลบอีเมลทิ้ง
ภาพถ่ายโดย Teona Swift จาก Pexels
5. จัดระเบียบคอมพิวเตอร์ของคุณ
จัดระเบียบเดสก์ท็อปของคุณ จัดการไฟล์สำเนา โฟลเดอร์ในเดสก์ท็อป และโฟลเดอร์อีเมล เพื่อให้คุณสามารถค้นหาสิ่งที่คุณต้องการได้อย่างง่ายดายและช่วยลดเวลาในการค้นหาข้อมูล อย่างที่ เบนจามิน แฟรงคลิน (Benjamin Franklin) หนึ่งในผู้ก่อตั้งประเทศสหรัฐอเมริกา กล่าวไว้ว่า “ทุกอย่างต้องอยู่ในที่ของมัน”
ภาพถ่ายโดย RODNAE Productions จาก Pexels
6. ยึดมั่นในเป้าหมายของตนเอง
คุณควรมีกล่องสำหรับใส่งานที่คุณต้องทำในออฟฟิศของคุณ เพื่อให้คนอื่นสามารถใส่งานที่พวกเขามอบหมายให้คุณทำได้ และหลีกเลี่ยงการวางทุกอย่างไว้บนโต๊ะทำงานของคุณ คุณเคยอยู่ในสถานการณ์ที่ออฟฟิศของคุณเต็มไปด้วยเทป จดหมาย และเอกสารหลังจากที่คุณกลับมาจากการประชุมหรือไม่ จงยึดมั่นในแผนการทำงานของตนเองดีกว่าทำตามทางเลือกของคนอื่น
ภาพถ่ายโดย Zen Chung จาก Pexels
7.อย่าเสียสมาธิ
หากห้องทำงานของคุณมีประตู คุณก็ควรปิดประตูทุกครั้ง แต่ถ้ามีงานก็ควรเปิดประตูให้พนักงานเสมอ กรณีที่คุณไม่มีเวลาพอที่จะฟังและใส่ใจพนักงาน หรือคุณจะไม่สามารถทำตามที่กล่าวมาข้างต้นได้ เมื่อเพื่อนร่วมงานหรือพนักงานมาหาคุณเวลาที่คุณกำลังยุ่งอยู่และยังไม่สามารถพูดคุยได้ คุณควรบอกให้พวกเขารอก่อน
ภาพถ่ายโดย fauxels จาก Pexels
8. ร่วมมือกับเพื่อนร่วมงาน
เพื่อนร่วมงานก็คาดหวังให้คุณทำงานเสร็จให้ตรงเวลาเช่นกัน ดังนั้นอย่าไปสาย คุณเองก็คาดหวังสิ่งเดียวกันกับเพื่อนร่วมงานของคุณ เพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้าในการทำงาน ควรใช้เวลากับโปรเจกต์ของคุณให้มากขึ้นเพื่อแก้ไขปัญหาที่ไม่คาดคิด ความเข้าใจผิดหรือความล่าช้า หากวันที่นำเสนอโครงการคือวันที่ 25 ของเดือน ให้วางแผนทำทุกอย่างให้เสร็จภายในวันที่ 23
คลิกที่รูปภาพเพื่อสั่งซื้อหนังสือ
9. หลีกเลี่ยงการดูแลที่ไม่จำเป็น
หากคุณมีอำนาจมอบหมายงานหรือมอบหมายให้ผู้อื่นปฏิบัติงานบางอย่าง อย่าเข้าไปวุ่นวายกับการมอบหมายงานมากเกินไป เว้นแต่ว่าคุณจะมีหน้าที่ควบคุมดูแลเป็นพิเศษ หลายคนเสียเวลาอันมีค่าไปกับการฟังหรือการอ่านรายงานโครงการต่าง ๆ มากเกินไป หากการตรวจสอบเพื่อนร่วมงานหรือการตรวจสอบความรับผิดชอบในงานของพวกเขาไม่ส่งผลต่อคุณภาพงานประจำวันของคุณหรือเป้าหมายในหน้าที่การงานของคุณ คุณก็แค่สนับสนุนให้พวกเขาทำงานได้ดีขึ้นก็พอ
ภาพถ่ายโดย cottonbro จาก Pexels
10. ยกเลิกการประชุมทั่วไป
พิจารณาว่าการประชุมใดที่สำคัญที่สุด หากคุณต้องเข้าร่วมจริง ๆ ให้กำหนดเวลาการประชุมและติดตามผลอย่างใกล้ชิดตั้งแต่เริ่มประชุมจนสิ้นสุดการประชุมให้ตรงเวลา แม้ว่าคุณไม่จำเป็นต้องแสดงตัวในระหว่างการประชุม แต่คุณก็ไม่ควรมาสาย
ภาพถ่ายโดย RODNAE Productions จาก Pexels
11. ทำตัวให้ไม่ว่าง
เข้าร่วมอย่างน้อยหนึ่งโปรเจกต์อย่างสม่ำเสมอเพื่อฝึกฝนทักษะของคุณ แต่ถ้าเข้าร่วมสองโปรเจกต์หรือมากกว่านั้นก็ยิ่งดี เพราะคุณสามารถกระจายความเร็วในการทำงานของคุณและมุ่งเน้นไปที่ประเด็นต่าง ๆ ได้ดี การทำงานในโปรเจกต์ต่าง ๆ มากมายพร้อม ๆ กันจะช่วยให้คุณมีงานทำอยู่เสมอ ดังนั้นจึงทำให้คุณมีความกระตือรือร้น ซึ่งจะช่วยคุณเรื่องการวางแผนในอนาคต
ภาพถ่ายโดย RODNAE Productions จาก Pexels
12. เลือกทำโปรเจกต์ที่ดี
ตรวจสอบให้แน่ชัดว่าสิ่งที่คุณทำจะเป็นประโยชน์ต่อบริษัทและช่วยพัฒนาขีดความสามารถของคุณ มีเหตุผลดี ๆ มากมายที่จะปฏิเสธที่จะเข้าร่วมการประชุมและดำเนินโปรเจกต์ใหม่ ธุรกิจที่ประสบความสำเร็จจะรู้วิธีปฏิเสธว่า “ไม่” ด้วยการถามตัวเองก่อนว่า “สิ่งนี้มีประโยชน์สำหรับงานของฉันไหม” และ “ฉันมีเวลาเพียงพอสำหรับงานนี้หรือไม่” การทำงานกับคนที่มีความสามารถและสนับสนุนคุณได้จะมีประสิทธิผลมากกว่าการทำงานตามใจตนเอง
ภาพถ่ายโดย George Milton จาก Pexels
13. อย่าเสียเวลา
เป็นเรื่องธรรมดาที่คนส่วนใหญ่มักจะผัดวันประกันพรุ่งไม่ทำในสิ่งที่พวกเขาไม่ชอบ ดังนั้นควรวางแผนทำสิ่งที่ชอบในโปรเจกต์นั้น ๆ หลังจากได้ทำสิ่งที่ไม่ชอบด้วย
ภาพถ่ายโดย cottonbro จาก Pexels
14. ให้รางวัลกับตัวเอง
การจัดการเวลาที่เป็นประโยชน์ไม่ได้นำไปใช้กับงานเท่านั้น คุณต้องจัดการเวลาเพื่อรู้ว่าเมื่อใดคุณควรหยุดพักผ่อน ผ่อนคลาย และเติมพลัง หารางวัลให้ตัวเองหลังจากทำงานเสร็จสิ้นแล้ว อาจเป็นการหยุดดื่มกาแฟหลังจากอ่านรายงานยาว ๆ หรือหยุดพักสักสองสามวันหลังจากเปิดตัวสินค้าใหม่ เป็นต้น
คลิกที่รูปภาพเพื่อสั่งซื้อหนังสือ
คุณต้องใส่ใจกับการใช้เวลาของคุณ ลองดูผู้ประกอบการที่ประสบความสำเร็จ พวกเขาจะใช้เวลาและเรียนรู้เกี่ยวกับการจัดการเวลาอย่างกระตือรือร้น และความสำเร็จจะมาหาผู้ที่ใช้เวลาของตนให้เกิดประโยชน์สูงสุดเสมอ
. . .
อ้างอิง: Babylons Group
https://www.facebook.com/138162559559847/posts/4330849006957827/
หมายเหตุ: เป็นการแปลและเรียบเรียงพร้อมตัดทอนบทความตามความเหมาะสม
แปลบทความโดย: ปิ่นแก้ว ศิริวัฒน์
กองบรรณาธิการสำนักพิมพ์ 7D Book&Digital
