5 วิธีบริหารจัดการเวลาที่คุณควรรู้

เมื่อเจ้านายมอบหมายงานให้คุณและกำหนดเดดไลน์ส่งงานคืออาทิตย์หน้า แต่ 6 วันแรกที่คุณยังชิล ๆ อยู่ และรอจนกระทั่งถึงวันสุดท้ายเพื่อ “ปั่นงานให้เสร็จ” จนหัวหมุน

หากคุณตกอยู่ในสถานการณ์เช่นนี้บ่อยครั้ง ให้จัดระเบียบงานของคุณใหม่ทันทีด้วย 5 วิธีบริหารจัดการเวลาที่เรียบง่ายแต่มีประสิทธิภาพสูงสุดดังนี้

ภาพถ่ายโดย cottonbro จาก Pexels

1. กฎ 2 นาที

“งานอะไรใช้เวลาน้อยกว่า 2 นาที ให้ทำทันที อย่ารอช้า”

มีงานบ้านหลายอย่างที่ใช้เวลาทำไม่เกิน 2 นาที เช่น ทิ้งขยะ จัดเรียงหนังสือในตู้ พับผ้าห่ม ฯลฯ แต่เพราะความขี้เกียจและนิสัยชอบผัดวันประกันพรุ่ง วันหยุดสุดสัปดาห์ของคุณจึงมักจะท่วมไปด้วยงาน

ต่อจากนี้ไป แทนที่จะคิดว่า “ฉันควรทำตอนนี้เลยไหม” ให้ถามตัวเองว่า “งานนี้ใช้เวลาทำถึง 2 นาทีไหม?” ถ้าใช้เวลาไม่ถึง 2 นาที ให้ลงมือจัดการทันที

ภาพถ่ายโดย Vlada Karpovich จาก Pexels

2. วิธีโพโมโดโร (Pomorodo Method)

ทำงาน 25 นาที พัก 5 นาที และใน 25 นาทีนี้ ให้จดจ่อไปกับงาน เอาสิ่งรบกวนออกไปไกล ๆ เช่น โทรศัพท์มือถือ คนรอบข้าง ฯลฯ เพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด หลังจากทำงานไป 25 นาที ให้หยุดทันที และหยุดพัก 5 นาที คุณสามารถลุกขึ้นเดิน ดื่มน้ำ และออกกำลังกายเบา ๆ เพื่อผ่อนคลายจิตใจ ทำแบบนี้ไปเรื่อย ๆ จนกว่าคุณจะทำงานเสร็จ

อย่าพยายามบังคับสมองให้จดจ่อกับการทำงานอย่างต่อเนื่องเกิน 8 ชั่วโมง เพราะมันจะหยุดทำงานทันที และงานของคุณจะไม่เสร็จแน่นอน ดังนั้นเพื่อให้มีสมาธิและเวลาพักผ่อนสมอง ให้ใช้วิธีโพโมโดโร

คลิกที่รูปภาพเพื่อสั่งซื้อหนังสือ

3. EisenhowerMatrix

งานเก่ายังทำไม่เสร็จ งานใหม่ก็เพิ่มเข้ามาเรื่อย ๆ ทำให้เราเครียดและหนักใจไม่ใช่น้อย เพราะมีหลายอย่างที่ต้องทำในขณะที่เวลามีจำกัดเสียเหลือเกิน เมื่อเจอกับสถานการณ์เช่นนี้ การใช้ Eisenhower Matrix จะช่วยให้เราสามารถจัดลำดับความสำคัญได้ว่างานใดจำเป็นต้องทำและงานใดที่ไม่ต้องทำได้

ภาพถ่ายโดย Karolina Grabowska จาก Pexels

อันดับแรกคือ จดรายการสิ่งที่ต้องทำ ต่อจากนั้นให้จัดระเบียบงานเหล่านั้นออกเป็น 4 กลุ่ม ดังนี้

1) ด่วนและสำคัญ (ต้องทำทันที)

2) ไม่เร่งด่วนแต่สำคัญ (วางแผนจะทำภายหลัง)

3) ด่วนแต่ไม่สำคัญ (ควรมอบหมายให้ผู้อื่น)

4) ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ (ไม่ทำหรือทำเมื่อมีเวลาว่าง)

หลังจากแบ่งได้ชัดเจนแล้ว คุณจะรู้ว่าควรทำงานไหนก่อน ถ้าใช้กับวิธีโพโมโดโรจะช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ภาพถ่ายโดย olia danilevich จาก Pexels

4. ทำสิ่งที่สำคัญที่สุดเป็นอันดับแรก

คุณควรเน้นเฉพาะงานที่สำคัญที่สุด 1-3 งานต่อวัน งานนี้จะอยู่ในหมวดหมู่ที่ 1) เร่งด่วนและสำคัญ ของวิธี Eisenhower Matrix

พยายามทำให้เร็วที่สุด การทำงานพวกนี้ให้เสร็จจะทำให้คุณรู้สึกว่าวันนี้คุณทำงานประสบความสำเร็จ ซึ่งจะช่วยให้คุณจัดตารางเวลาประจำวันได้ดีขึ้นและช่วยลดความเครียดลงได้

ภาพถ่ายโดย George Milton จาก Pexels

5. ทำงานเป็นอย่าง ๆ

งานที่ไม่สำคัญหรือไม่เร่งด่วน ให้คุณจัดกลุ่มเข้าไว้ด้วยกัน เช่น คุณควรจะใช้เวลาประมาณ 30 นาที ถึง 1 ชั่วโมงเท่านั้น เพื่อเช็กและตอบอีเมล แทนที่จะเช็กและตอบอีเมลทั้งวัน หรือเห็นอีเมลใหม่เข้ามา คุณก็หยุดงานอื่น ๆ เพื่อตอบอีเมล (ยกเว้นกรณีฉุกเฉิน) เพราะมันจะทำให้เสียสมาธิในการทำงาน ทำให้คุณไม่สามารถจัดลำดับความสำคัญของการทำงานได้

วิธีนี้จะช่วยให้คุณประหยัดเวลาและมุ่งความสนใจไปที่งานของคุณได้ดีขึ้น ดังนั้นคุณก็จะทำงานเสร็จได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

. . .

Mindset ของแต่ละคนไม่เหมือนกัน การบริหารจัดการเวลาย่อมต่างกันไปด้วย แต่หวังว่า 5 วิธีข้างต้นนี้จะเป็นคำแนะนำที่ดีเพื่อให้การทำงานของคุณมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น