บริษัทดีขึ้นได้ด้วย 10 แนวคิดง่าย ๆ แบบไคเซ็น

ไคเซ็น (Kaizen) เป็นศัพท์ทางเศรษฐศาสตร์ของญี่ปุ่น ประกอบด้วยคำว่า 改 “ไค” ซึ่งหมายถึง “การเปลี่ยนแปลง” และคำว่า 善 “เซ็น” ซึ่งหมายถึง “ดีกว่า”

ดังนั้น “ไคเซ็น” จึงหมายถึง “การเปลี่ยนแปลงเพื่อสิ่งที่ดีกว่า” หรือ “การพัฒนาอย่างต่อเนื่อง” หรือในภาษาอังกฤษคือ “Ongoing improvement” หรือ “Continuous improvement” ส่วนในภาษาจีน Kaizen จะออกเสียงว่า “Gaishan” ซึ่งหมายถึง “การพัฒนาอย่างต่อเนื่องเพื่อประโยชน์ของส่วนรวมมากกว่าประโยชน์ส่วนตัว”

Kaizen (leanimprove.com)

ในหนังสือ “ไคเซ็น กุญแจสู่ความสำเร็จแบบญี่ปุ่น” กล่าวไว้ว่า “ไคเซ็นหมายถึงการพัฒนา” นอกจากนี้ ไคเซ็นยังหมายถึง “การพัฒนาชีวิตส่วนตัว ชีวิตครอบครัว ชีวิตทางสังคม และสภาพแวดล้อมในการทำงานอย่างต่อเนื่อง” เมื่อไคเซ็นถูกนำไปใช้ในที่ทำงาน มักจะหมายถึง “การพัฒนาอย่างต่อเนื่องที่เกี่ยวข้องกับทุกคน ไม่ว่าจะเป็นผู้บริหารหรือพนักงานทุกคน”

รูปภาพโดย master1305 จาก freepik

ในญี่ปุ่น ไคเซ็นมีประวัติยาวนานมากว่า 50 ปี และ บริษัทโตโยต้า (Toyota) เป็นบริษัทแรกที่นำแนวคิดแบบไคเซ็นมาใช้ ในอดีต ไคเซ็นถูกนำไปใช้ในบริษัทที่เกี่ยวกับการผลิตเป็นหลัก เช่น Toyota, Canon, Honda เป็นต้น

หลังจากนั้น ไคเซ็นก็ถูกนำไปใช้อย่างกว้างขวางในทุกบริษัทในหลากหลายสาขา และตอนนี้บริษัทส่วนใหญ่ในญี่ปุ่นกำลังฝึกการใช้แนวคิดแบบไคเซ็นอีกด้วย แนวคิดนี้ไม่ได้จำกัดเฉพาะอุตสาหกรรมการผลิตเท่านั้น แต่สามารถนำไปใช้กับอุตสาหกรรมการบริการ ธุรกิจค้าปลีก หรือแม้แต่ใช้ในหลักสูตรการศึกษา ทั้งแนวคิดนี้ยังเกี่ยวข้องกับชีวิตส่วนตัวของแต่ละคนด้วย

ภาพถ่ายโดย Liza Summer จาก Pexels

1. การมุ่งเน้นลูกค้า

การผลิตสินค้าและการบริการที่มุ่งเน้นตลาดและตอบสนองความต้องการของลูกค้าเป็นหลักการที่ไม่เคยเปลี่ยนแปลงแม้จะเป็นการบริหารธุรกิจสมัยใหม่ก็ตาม แนวคิดแบบไคเซ็นยึดมั่นในหลักการนี้เช่นกัน

แม้ว่าไคเซ็นจะเน้นไปที่การพัฒนาสินค้าและการจัดการกับคุณภาพสินค้าเป็นหลัก แต่เป้าหมายสูงสุดคือการให้บริการลูกค้า เพิ่มมูลค่าและประโยชน์ของสินค้าเพื่อเพิ่มความพึงพอใจสูงสุดให้กับลูกค้า ผู้รับผลประโยชน์สูงสุดก็คือลูกค้านั่นเอง ดังนั้นกิจกรรมที่ไม่ช่วยสร้างมูลค่าให้กับสินค้าและสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้าจะถูกตัดออกทันที

คลิกที่รูปภาพเพื่อสั่งซื้อหนังสือ

2. การพัฒนาอย่างต่อเนื่อง

ตามแนวคิดแบบไคเซ็น การทำงานเสร็จไม่ได้หมายความว่างานจะสิ้นสุดลงเท่านั้น แต่เป็นเพียงการเสร็จสิ้นขั้นตอนหนึ่งก่อนที่จะไปยังขั้นตอนต่อไป แนวคิดนี้ช่วยปรับเปลี่ยนนิสัยของพนักงานที่มักจะเปลี่ยนงานใหม่ทันทีหลังจากงานที่ประสบความสำเร็จ และช่วยปรับปรุงมาตรฐานทางเทคนิค การออกแบบผลิตภัณฑ์ และต้นทุนในปัจจุบันที่คาดว่าจะไม่เป็นไปตามความต้องการของลูกค้าในอนาคต

หากเรามุ่งเน้นที่การปรับปรุงพัฒนาสินค้าและบริการ มันก็จะมีประสิทธิภาพมากขึ้นทั้งในด้านต้นทุนและเวลา มากกว่าการผลิตสินค้าใหม่ ดังนั้นควรมีการวางแผนกระบวนการพัฒนาสินค้าหรือบริการอย่างชัดเจนและดำเนินการอย่างต่อเนื่อง

ภาพถ่ายโดย Julia M Cameron จาก Pexels

ในโรงงานในญี่ปุ่น สินค้าใหม่ ๆ หรือแบรนด์อิเล็กทรอนิกส์ใหม่ ๆ มากมายสามารถครองตลาดทั่วโลกได้อย่างรวดเร็วและมียอดขายที่เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง เหตุใดสินค้าที่ “ผลิตในญี่ปุ่น” ถึงน่าสนใจ? อันที่จริงแล้ว มีเพียงบางส่วนเท่านั้นที่เป็นสินค้าใหม่ ส่วนที่เหลือจะเป็นสินค้าก่อนหน้านี้ที่นำมาปรับปรุงและพัฒนาเล็กน้อยเพื่อให้เหมาะสมกับรสนิยมและกระเป๋าของลูกค้าในปัจจุบัน

ความลับอยู่ที่ผู้ผลิตมักจะใช้ประโยชน์จากโอกาสใหม่ ๆ ในตลาดเสมอ กระจายสินค้าอย่างต่อเนื่อง ทำให้ผู้บริโภคมีตัวเลือกใหม่ ๆ มากมาย วิศวกรชาวญี่ปุ่นส่วนใหญ่ได้นำการประเมินผลและการพัฒนาสินค้าอย่างต่อเนื่องด้วยแนวคิดแบบไคเซ็นไปใช้กับสินค้าและแบรนด์ “นวัตกรรม” ชั้นนำต่าง ๆ ของโลก เช่น Sony, Honda, Toyota เป็นต้น

ภาพถ่ายโดย Liza Summer จาก Pexels

3. การสร้าง “วัฒนธรรมที่ไร้การตำหนิ”

“วัฒนธรรมที่ไร้การตำหนิ” เป็นคำศัพท์สมัยใหม่ในการบริหารจัดการธุรกิจที่ได้รับการศึกษาวิจัยและประยุกต์ใช้โดยนักวิชาการและผู้บริหารธุรกิจขนาดใหญ่มาแล้วหลายคน เมื่อลงรายละเอียดแล้ว ปัญหาที่เกิดขึ้นในองค์กรสามารถจัดการได้ด้วยคำนี้เพียงคำเดียวเท่านั้น

ประการแรกจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนทัศนคติในการทำงาน โดยให้คิดเสียว่า “ความผิดของเราคือความสำเร็จของส่วนรวม” การกำหนดความรับผิดชอบที่เหมาะสมให้แต่ละคน และแต่ละคนจะต้องรับผิดชอบในการทำงานที่ได้รับมอบหมายจากองค์กรให้สำเร็จ และที่สำคัญที่สุด ไม่ควรตำหนิคนที่อยู่ในขอบเขตความรับผิดชอบของผู้อื่น หัวหน้าหรือผู้นำต้องรับผิดชอบส่วนรวม ไม่ใช่โยนภาระไปให้หน่วยงานอื่น

ภาพถ่ายโดย Liza Summer จาก Pexels

ไม่ว่าต่อหน้าสาธารณชนหรือต่อหน้าลูกค้า แต่ละองค์กรจำเป็นต้องสร้างสภาพแวดล้อมในองค์กรที่ “ไม่มีการตำหนิกัน” ไม่ควรรายงานหรือขอโทษต่อสาธารณะและลูกค้าด้วยเหตุผลที่ไม่สมควร เช่น ฝนตก แดดออก ปัญหาทางเทคนิค เรามีปัญหาในเรื่อง… เป็นต้น

ในทางกลับกัน คุณต้องรับผิดชอบด้วยตนเอง สมาชิกในทีมควรช่วยกันส่งเสริมความสามารถของแต่ละคนเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดและปรับปรุงสินค้าและบริการให้ดีที่สุด ทำให้องค์กรมีชื่อเสียง และทีนี้สินค้าและบริการขององค์กรก็สามารถยืนหยัดได้อย่างมั่นคงในตลาด

ภาพถ่ายโดย Ivan Samkov จาก Pexels

4. ส่งเสริมสภาพแวดล้อมการทำงานที่เปิดกว้าง

การเปิดกว้างถือเป็นจุดแข็งที่จะทำให้พนักงานสามารถแก้ไขข้อผิดพลาดของพวกเขาได้อย่างรวดเร็ว การสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่เปิดกว้างและวัฒนธรรมที่ไร้การตำหนิ ทำให้พนักงานในบริษัทกล้าที่จะมองข้อผิดพลาดตนเอง สามารถชี้ให้พวกเขาเห็นจุดอ่อนของตนเองได้ และทำให้พวกเขากล้าที่จะขอความช่วยเหลือจากเพื่อนร่วมงานหรือหัวหน้า

เป็นเรื่องที่ผิด ถ้าหากพนักงานทุกคนถือว่าความรู้เป็นของพวกเขาเอง หัวหน้าหรือผู้นำจำเป็นต้องสร้างระบบการจัดการภายในที่ดี ต้องมีการสนับสนุนพนักงาน มีช่องทางในการหาข้อมูลที่จำเป็นอย่างมีประสิทธิภาพสำหรับพนักงาน มีการแบ่งปันและแลกเปลี่ยนความรู้และประสบการณ์ระหว่างแผนก เพื่อนร่วมงาน พนักงาน ผู้นำ และทั่วทั้งบริษัท

ภาพถ่ายโดย fauxels จาก Pexels

5. การทำงานเป็นทีม

การสร้างทีมที่มีประสิทธิภาพเป็นส่วนที่สำคัญของโครงสร้างบริษัท แต่ละทีมต้องได้รับมอบหมายหน้าที่บางอย่าง หัวหน้าทีมคือคนที่มีความรับผิดชอบ ทำงานครอบคลุมได้ เข้าใจเนื้องาน รู้ข้อกำหนดกฎระเบียบทุกอย่างในองค์กร และมีความสามารถในการรวบรวม ประเมิน และจัดการความสามารถของสมาชิกแต่ละคนให้สามารถดำเนินโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ

พนักงานแต่ละคนต้องใช้ความพยายามร่วมกันเพื่อสร้างชื่อเสียงให้กับทีม เพื่อให้ทีมสร้างผลลัพธ์ที่ดี มีประสิทธิภาพ และมีการพัฒนาทีมอย่างต่อเนื่อง ควรมีการประเมินพัฒนาการทำงาน (QCC) ในตอนท้ายของงาน และในทีมต้องประเมินและจัดลำดับการทำงานของสมาชิกแต่ละคนอย่างตรงไปตรงมาและเคารพซึ่งและกันด้วย

คลิกที่รูปภาพเพื่อสั่งซื้อหนังสือ

6. การทำงานข้ามแผนก

ตามแนวคิดแบบไคเซ็น โครงการต่าง ๆ จะได้รับการวางแผนและดำเนินการบนพื้นฐานของการใช้ทรัพยากรร่วมกันจากแผนกหรือหน่วยงานต่าง ๆ ภายในบริษัท รวมถึงการใช้ประโยชน์จากทรัพยากรภายนอกบริษัท

บริษัทโบอิ้ง (The Boeing Company) เป็นตัวอย่างสำคัญในการทำงานร่วมกันระหว่างแต่ละแผนกภายในองค์กร ลูกค้า และซัพพลายเออร์อย่างมีศักยภาพ เพื่อผลิตตัวเครื่องและปีกของเครื่องบินรุ่นใหม่ นั่นก็คือ โบอิ้ง 777

ผลลัพธ์ที่ได้ก็คือ ประโยชน์มหาศาลสำหรับบริษัทโบอิ้ง ไม่เพียงแต่จะมีกระบวนการผลิตและต้นทุนที่ลดลงอย่างมากเมื่อเทียบกับเครื่องบินขนาดใหญ่รุ่นก่อน ๆ เช่น โบอิ้ง 747 แต่วัสดุเหลือใช้ เวลา และแรงงานในการผลิตก็ลดลงด้วย และเห็นได้ชัดว่าลูกค้าพึงพอใจอย่างยิ่งกับสินค้าของบริษัท

ภาพถ่ายโดย Ketut Subiyanto จาก Pexels

7. รักษา“ความสัมพันธ์อันดี”

ชาวญี่ปุ่นมักไม่ชอบสร้างศัตรูหรือมีความสัมพันธ์แบบเผชิญหน้า ไม่สนับสนุนให้พนักงานทำงานหนักและจริงจังจนเกินไป ให้ความจริงจังและการทำงานหนักเป็นส่วนหนึ่งของการทำงานเท่านั้น ชาวญี่ปุ่นไม่เหมาะกับวัฒนธรรมที่มีการตำหนิกัน พวกเขามักจะรักษาวัฒนธรรมส่วนรวมได้ดีมากและมักทำตามกฎระเบียบของบริษัท

องค์กรญี่ปุ่นมักจะลงทุนไปกับการฝึกอบรมทักษะการสื่อสารสำหรับพนักงาน โดยเฉพาะหลักสูตรการฝึกอบรมสำหรับผู้จัดการและผู้นำ เพราะบุคคลเหล่านี้เป็นคนที่มีความรับผิดชอบสูงสุดในองค์กร เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานคนอื่นจะพึงพอใจและมีทักษะการสื่อสารที่ดีที่สุด

ชาวตะวันตกหลายคนที่ได้ร่วมงานกับบริษัทญี่ปุ่นจะรู้สึกประหลาดใจเมื่อพบว่าบริษัทญี่ปุ่นมักใช้เวลามากไปกับการฝึกอบรมดังกล่าว แต่ผลลัพธ์กลับน่าประหลาดใจอย่างมากเมื่อพบว่า เป็นการลงทุนเพื่อสร้างความไว้วางใจให้กับพนักงาน ให้พนักงานมีความจงรักภักดีต่อบริษัทและมีความมุ่งมั่นอยู่ตลอดเวลา พวกเขาจึงทำงานในบริษัทมาอย่างยาวนาน

ภาพถ่ายโดย Armin Rimoldi จาก Pexels

8. ปลูกฝังการมีวินัยในตนเอง

การมีวินัยในตนเองเป็นนิสัยที่เกิดขึ้นตามธรรมชาติในคนญี่ปุ่น โดยผ่านการปลูกฝังจากที่โรงเรียน โบสถ์ และองค์กรทางสังคม เช่น ครอบครัว ชาวญี่ปุ่นมักจะปรับตัวให้เข้ากับวัฒนธรรมและกฎหมาย เพื่อให้พวกเขารู้สึกสบายใจอยู่เสมอ นอกจากนี้ยังถือว่าเป็นการทดสอบความสมบูรณ์และความแข็งแกร่งภายในจิตใจของแต่ละคนอีกด้วย

นอกจานี้คนญี่ปุ่นยังชอบเสียสละตนเองเพื่อให้เป็นที่รู้จักในกลุ่มเพื่อนร่วมงานและประพฤติตัวให้สอดคล้องกับค่านิยมขององค์กร พวกเขามักจะควบคุมบุคลิกภาพของตนเองได้ และพร้อมที่จะให้องค์กร ทีม หรือหัวหน้าอยู่เหนือตนเองและครอบครัวของตนเอง

ภาพถ่ายโดย Kindel Media จาก Pexels

9. พนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลได้

ข้อมูลเป็นปัจจัยสำคัญในกระบวนการผลิตและธุรกิจสมัยใหม่ ข้อมูลจากผู้จัดการจนถึงพนักงานทั่วไปต้องมั่นใจว่าทันเวลา ถูกต้อง เหมาะสม และครบถ้วน พนักงานจำเป็นต้องเข้าใจเป้าหมายและข้อกำหนดในการทำงานเมื่อผู้จัดการมอบหมายงานให้ รู้จักรับผิดชอบในการวางแผนและดำเนินงานให้เป็นไปในทิศทางที่ถูกต้องเพื่อให้บรรลุเป้าหมายสูงสุด

ผลการวิจัยจากผู้จัดการหลายองค์กรยืนยันว่า เป็นไปไม่ได้ที่จะให้พนักงานสามารถทำงานได้โดดเด่นเกินความคาดหมาย ถ้าพวกเขาไม่เข้าใจภารกิจ ค่านิยม สินค้า เป้าหมายทางธุรกิจ บุคลากร และแผนการอื่น ๆ ของบริษัท ดังนั้น การให้พนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลได้เป็นวิธีหนึ่งในการแชร์อุปสรรคและความท้าทายของบริษัทให้กับสมาชิกแต่ละคน

รูปภาพโดย @tirachardz โดย freepik

10. เพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผล

แนวคิดแบบไคเซ็นช่วยส่งเสริมประสิทธิภาพและประสิทธิผลของพนักงานด้วยการผสมผสานเข้ากับวิธีการต่าง ๆ ดังนี้

– การฝึกอบรมหลายทักษะ

– ส่งเสริมและสร้างแรงจูงใจในการทำงาน

– สร้างจิตสำนึกความรับผิดชอบในการทำงาน

– กำหนดสิทธิ์เฉพาะ

– ส่งเสริมความสามารถในการทำงานเชิงรุกและทักษะการตัดสินใจ

ภาพถ่ายโดย cottonbro จาก Pexels

– ส่งเสริมความสามารถในการเข้าถึงและใช้ทรัพยากรขององค์กร เช่น ข้อมูล งบประมาณ ข่าวสาร แรงงาน เวลา ฯลฯ

– สร้างเงื่อนไขให้พนักงานแสดงความคิดเห็นอย่างกระตือรือร้น

– การหมุนเวียนงาน

– ชื่นชม

โดยสรุปแล้ว ความเป็นผู้นำคือความสามารถในการเปลี่ยนผู้ติดตามที่ไม่เต็มใจให้กลายเป็นเต็มใจที่จะทำงาน หากคุณเป็นผู้นำในลักษณะที่ชอบออกคำสั่งแล้วล่ะก็ สิ่งเลวร้าย 3 อย่างนี้ก็จะเกิดขึ้นกับองค์กรของคุณ คือ พนักงานถูกกดดัน เฉื่อยชา และไม่มีแรงจูงใจในการทำงาน, กระบวนการทำงานที่หนักหน่วงแต่เนื้อหาและผลลัพธ์กลับเบาโหวง และท้ายที่สุดองค์กรไม่เติบโต ดังนั้นเพื่อไม่ให้เกิดปัญหาทั้ง 3 สิ่งนี้ คุณสามารถนำแนวคิดแบบไคเซ็นมาประยุกต์ใช้กับธุรกิจของคุณได้